Excel で上のセルと同じ値で空白セルを穴埋めした際の備忘録
仕上がりイメージ
とある仕事をお手伝いしたときのことです。
空白と「〃」のところに、上のセルと同じ値をコピーして入れていくという作業です。
本来は、空白や「〃」ではなく、上と同じであるため、省略して見やすいようにしてあるデータなのですが、そのままだと、並べ替えなどのデータ加工ができないため、穴埋めしていきます。
１回ずつコピーだと面倒
私は、Excelは、（Excelも？）あまり得意ではないので、教わったとおり、上のセルの値をコピーして、Shiftキーと矢印キーを使って範囲指定してから貼り付ける、という作業を繰り返していたのですが・・
10行や20行ぐらいなら、それほどでもないのですが、思った以上に行数が多く、だんだん手が疲れてきてしまいました。
そこで、なんとか怠ける方法はないかと探してみると、それらしいものがありました。
「〃」を空白に置換
「〃」という文字は邪魔なので空白に置換します。
C列を選択して・・
「Ctrl」+「H」のショートカットキーで検索と置換ダイアログボックスを表示します。
「検索する文字列」のテキストボックスに、「おなじ」と入力して、予測候補から「〃」を選択します。
「検索する文字列」のテキスボックスに「〃」が入力されていて、「置換後の文字列」のテキストボックスは空欄の状態で、「すべて置換」のボタンをクリックします。
すると、「〃」の文字が入ったセルが空白になります。
置換が完了したら、検索と置換ダイアログを「閉じる」ボタンをクリックして閉じます。
これで、「〃」の文字が入ってたセルが空白セルになりました。
選択範囲の中にある空のセルだけを選択
空白を埋めるため、埋めたい範囲の空白セルだけを選択するのですが、先ず、既に文字が入っているセルも含めて選択してしまいます。
行が多い場合は、「Ctrl」+「Shift」+「→」や「↓」などの矢印キーで選択すると範囲が選択しやすいみたいです。
「Ctrl」+「G」キーのショートカットキーで、「ジャンプダイアログボックス」を起動します。
「セル選択」のボタンをクリックします。
「選択オプション」が開くので、「空白セル」のラジオボタンにチェックを入れて「OK」ボタンをクリックします。
選択した範囲の中の「空白セル」だけが選択されました。
選択した空のセルのひとつ上のセルを参照
選択された空白セルの左上隅のセル（ここでは、A3のセル）に、数式、と言っても簡単な数式、「=A2」を半角で入力します。
これは、A3のセルにA2の値を参照して表示する、という意味の数式のようです。
「＝A2」と入力するときに、半角入力にして、「Shift」+「＝」→「Enter」→「↑」キーの順番での押下操作でも「＝A2」と入力できるみたいです。
「＝A2」と入力できたら、「Ctrl」+「Enter」キーを押します。
すると、あら不思議。空白セルが上にある空白ではない日付や文字で埋まります。
これで、完成！と言いたいところですが、もう少し手を加えます。
セルの内容の確認
一見すると、普通に日付や文字で埋まっているのですが、リボンの「数式」タブの「数式の表示」で数式を表示させてみると・・
セルに設定されている数式が表示されます。
埋まったと思った、元々空白だったセルは、ただ、真上のセルの値を参照しているだけのようです。
A2セルの「43892」とA10セルの「43893」の数値は、日付がExcelで使われている「シリアル値」で表示されただけです。（このExcelデータでは、A列は、セルの書式設定がユーザー定義で「ｍ/ｄ」となっていたようです。）
Excelで使われている「シリアル値」とは、西暦1900年１月1日から通算した日にち、ということみたいです。
「数式の表示」の表示から、元の表示に戻すには、もう一度、リボンの「数式」タブの「数式の表示」ボタンをクリックします。
セルの内容を値で貼り付け直す
ただ、眺めるだけのデータなら、ここまでの作業でも、問題ないのかもしれませんが、この後、行を並べ替えたり、何らかのデータ加工をする場合は、問題が生じてしまいます。
なので、セルの内容を「値」に変えておかないといけません。
空白セルを埋めたときと同じ範囲を選択して・・
「Ctrl」+「C」キーでコピーします。
コピーした範囲の左上隅のセルである、「A2」を選択して、右クリックし、「貼り付けオプション」から、「値で貼り付け」を選択して貼り付けます。
イメージとしては、「コピーした範囲と同じ位置に貼り付けて上書きする」といった感じでしょうか。
「形式を選択して貼り付け」のダイアログボックスを起動して「値」のラジオボタンにチェックを入れて「OK」ボタンをクリックしてもいいみたいです。
これで「値で貼り付け」られた状態になったようです。
まあ、一見すると、何も変わっていないようにしか見えないのですが・・
再び、「数式」タブの「数式の表示」をクリックしてみると・・
こんどは、ちゃんと、個々のセルに値が入っています。
これで、一応、空白の穴埋め作業は完了です。
値の貼り付け作業が上手くいったかどうか不安になるときは、値で貼り付け直す前に、シートをコピーしておき、貼り付け直す前と後のシートを作って、交互に比べてみると、不安が解消できるかもしれません。
まとめ
Excelが不得意な私が書いた備忘録なので、間違っているかもしれませんし、もっと簡単な方法があるのかもしれません。
また、日付のセルを参照して曜日を自動取得する数式が設定されている場合など、条件が異なると少しやり方を変えないと上手くいかないかもしれません。
作業にあたっては、以下のサイト様を参考にさせていただきました。
初心者のためのOffice講座-SupportingBlog1 様
ありがとうございました。
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